KELOMPOK 2
“TUGAS PERENCANAAN STRATEGI, PERENCANAAN OPERASIONAL DAN PERENCANAAN KONTIJENSI PERUSAHAAN
PERENCANA STRATEGI DALAM SUATU PERUSAHAAN
Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Tujuan strategi adalah keuntungan kompetitif yang dapat dipertahankan, yang dapat muncul dari bagian maupundari kegiatan organisasi.
Tiga alasan pentingnya perencanaan strategis :
Perencanaan strategi memberikan keragka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya
Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya
Perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi
Dengan adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif. Sehingga dapat dikatakan bahwa perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, hal ini disebabkan karena:
Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting.
Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan misi organisasi secara jelas.
Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya
Sifat - sifat Perencanaan Strategis.
Berdasar bahan-bahan dari literatur, dikaji sifat-sifat perencanaan strategis perusahaan dan kemungkinannya untuk diterapkan dalam perencanaan publik. Secara singkat, kajian ini menghasilkan temuan bahwa perencanaan strategis perusahaan mempunyai sifat-sifat:
Berorientasi lebih menuju ke tindakan, hasil, dan implementasi
Mempromosikan partisipasi yang lebih luas dan beragam dalam proses perencanaannya
Lebih menekankan pada pemahaman masyarakat terhadap konteks lingkungannya, mengidentifikasi peluang dan ancaman terhadap masyarakat melalui kajian lingkungan.
Mengandung perilaku kompetitif (bersaing) di pihak masyarakat.
Menekankan kajian kekuatan dan kelemahan masyarakat dalam konteks peluang dan ancaman
Dari beberapa sifat-sifat rencana strategis tersebut perencanaan strategis berkaitan dengan perumusan arah pengembangan organisasi ke masa depan, untuk mencapai sasaran-sasaran jangka panjang dan jangka pendek.
Proses perencanaan strategis atau manajemen strategis merupakan proses pengarahan usaha perencanaan strategis dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang. Secara umum proses perencanaan strategis memuat unsur-unsur:
Formulasi Misi dan Tujuan.
Formulasi Misi dan Tujuan Termasuk kedalam Proses Perencanaan Strategis, yang masing-masing memiliki arti, sebagai berikut :
Misi
Sebuah misi perusahaan adalah alasan keberadaan. Misi sering diungkapkan dalam pernyataan misi, yang menyampaikan rasa tujuan proyek kepada karyawan dan citra perusahaan kepada pelanggan. Dalam perumusan proses strategi, pernyataan misi merupakan suasana hati perusahaan kemana harus pergi.
Tujuan
Tujuan adalah tujuan konkret organisasi berusaha untuk mencapainya, misalnya, sebuah target pertumbuhan pendapatan.
Pengkajian lingkungan.
Pengkajian lingkungan melibatkan analisis SWOT. Penilaian internal terhadap kekuatan dan kelemahan perusahaan dan penilaian eksternal terhadap peluang dan ancaman yang di hadapi.
Penilaian internal
Ini melibatkan analisis terhadap kekuatan (keahlian, sumber daya dan pencapaian) dan kelemahan organisasi, memutuskan bagaimana kekuatan dapat di eksploitasi dan kelemahan dapat diatasi dan menilai pengaruh tindakan yang di usulkan terhadap profitabilitas.
Analisis tersebut mencakup:
Keuangan
SDM
Pemasaran
Operasional
Manajemen
Penilaian eksternal.
Ini melibatkan analisis lingkungan di tempat organisasi beroperasi: perekonomian, persaingan, kebijakan pemerintah dan trend pasar. Sasarannya adalah mengidentifikasi faktor-faktor kunci bagi keberhasilan dalam pasar saat ini dan peluang untuk secara menguntungkan memasuki pasar-pasar baru atau memperkenalkan produk-produk baru.
Sebuah analisis eksternal terhadap peluang dan ancaman harus meliputi:
Faktor-faktor ekonomi: nilai tukar, suku bunga, laju pertumbuhan.
Trend pasar: perilaku konsumen
Perubahan teknologi
Faktor-faktor input: biaya, ketersediaan energi dan bahan baru.
Tujuan Jangka Panjang.
Tujuan jangka panjang mempunyai dua makna:
Mendorong manajer untuk segera melakukan aktivitas sekarang yang perlu dalam rangka mencapai target 5 tahun ke depan.
Membantu manajer untuk menimbang dampak dari tindakan sekarang pada kinerja perusahaan dalam jangka panjang.
Penyusunan Strategi.
Begitu gambaran yang jelas tentang perusahaan dan lingkungannya yang ada, selanjutnya menyusun strategi.
Langkah konkret menyusun strategi yaitu sebagai berikut:
Menetapkan jenis bisnis dan harapan perusahaan.
Menterjemahkan visi dan misi ke dalam suatu tujuan strategis yang terukur.
Menyusun strategi yang tepat untuk mencapai tujuan dan target.
Melakukan berbagai keputusan taktis dengan efektif dan efisien atas strategi terpilih.
Melakukan evaluasi terhadap kinerja, penyesuaian terhadap arah, tujuan, strategi dan pelaksanaannya sesuai dengan situasi terbaru.
Contoh:
Perusahaan memproduksi sirup jeruk yang melibatkan input sebagai pendukung kegiatan produksi.
Perumusan isu - isu strategis.
Isu-isu strategis adalah isu-isu yang berkaitan dengan keterkaitan antara organisasi yang dikaji dengan lingkungannya (internal maupun eksternal) yang isu - isu tersebut banyak mempengaruhi organisasi tersebut. Maka semua isu strategis adalah penting, tapi tidak semua isu penting adalah strategis.
Contoh:
Isu strategis: Bagaimana cara menangani limbah produksi agar lingkungan tetap lestari?
1. Masalah
Volume limbah yang terlalu besar
Tidak tersedia lagi tempat pembuangan
Biaya pembuangan yang meningkat dengan cepat
2. Konsekuensi
Jika perusahaan gagal dalam menangani akan mengakibatkan pencemaran lingkungan.
Masyarakat sekitar akan unjuk rasa menuntut masalah ini.
Jika dampak ini berkelanjutan maka masyarakat mendukung atas penutupan perusahaan, sehingga perusahaan tidak dapat melakukan kegiatan ekonomi.
Pelaksanaan Strategi.
Perencanaan strategi harus dijalankan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Contoh:
Sasaran kebijakan menangani lingkungan
Limbah sebelum di buang di netralisirkan terlebih dahulu.
Limbah di recycle menjadi benda yang bermanfaat dan bernilai jual.
Dinas Perencanaan dan Pembangunan merekomendasikan tempat pembiangan sampah yang baru.
Evaluasi dan Pengendalian Strategis.
Manajer harus selalu mengevaluasi pelaksanaan rencana strategis. Pengendalian strategis merupakan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana strategis. Setelah diimplementasikan, hasil dari strategi perlu diukur dan dievaluasi, dengan perubahan yang dibuat seperti yang diperlukan untuk tetap pada jalur rencana. System control harus dikembangkan dan dilaksanakan untuk memfasilitasi pemantauan ini. Standar kinerja yang ditetapkan, performa yang sebenarnya diukur, dan tindakan yang tepat diambil untuk memastikan keberhasilan.
PERENCANAAN OPERASIONAL DALAM SUATU PERUSAHAAN
Perencanaan operasional umumnya merupakan turunan/terjemahan dari tujuan umum perusahaan dalam rentang waktu tertentu (misalnya selama satu tahun) berikut rencana stragtegis yang sudah ditetapkan oleh manajemen. Walau demikian perencanaan operasional dapat juga digunakan oleh individu untuk keperluan pribadinya, bahkan dianjurkan agar pekerjaannya terarah dan terorganisir dengan baik. Atau bisa dikatakan Perencanaan operasional adalah penjabaran dari perencanaan strategis dalam jangka pendek yang umumnya memuat target dan kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun.
Bentuk Perencanaan Operasional
Rencana Operasional (Operational Plan) terdiri atas rencana sekali pakai dan rencana tetap. Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Rencana sekali pakai merupakan arah tindakan yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk yang sama dimasa yang akan datang. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain:
Program (Programs)
Program mencakupserangkaian aktivitas yang relatif luas. Suatuprorgam menjelaskan :
Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan.
Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah
Proyek (Project )
Proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri. Proyek memiliki cakupan terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dalam batas waktu tertentu.
Anggaran (Budget )
Anggaran adalah pernyataan tentang sumber daya keuangan (Financial Resource) yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula .Anggaran merupakan alat untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi. Oleh karena itu, anggaran merupakan komponen penting dari setiap program dan proyek. Anggaran mendeskripsikan pendapatan dan biaya. Dengan demikian, anggaran menentukan target aktivitas seperti hasil penjualan, biaya tiap bagian, atau investasi baru.
Langkah-langkah dalam perencanaan operasional
Dalam melakukan perencanaan operasional maka diperlukan langkah-langkah tertentu. Langkah-langkah tersebut merupakan prosedur yang harus diikuti dalam setiap melakukan perencanaan, sebab tanpa prosedur tersebut maka kurang sempurna perencanaan tersebut. Langkah-langkah itu adalah sebagai berikut :
Langkah 1: Menetapkan tujuan
Sering sebuah organisasi mempunyai banyak tujuan, maka harus memilih diantara banyak tujuan tersebut, tujuan dapat dirumuskan sesuai dengan maksud misi dan sasaran yang dikehendaki. Tentu dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki, tujuan yang besar akan sukar dapat dicapai dengan sumber daya yang sangat terbatas, maka harus menetapkan tujuan yang terbaik bagi organisasi.
Langkah 2: Memahami atau merumuskan keadaan saat ini
Rencana adalah menyangkut kegiatan dimasa yang akan datang, apa yang dapat dilakukan dimasa yang akan datang sangat ditentukan pula keadaan atau posisi organisasi pada saat ini. Oleh karena itu organisasi harus mengetahui, memahami dan kemudian merumuskan posisinya saat ini. Untuk keperluan itu diperlukan data dan informasi yang relevan dengan tujuan organisasi.
Langkah 3: Mengidentifikasikan Kemudahan dan Hambatan
Organisasi harus melakukan identifikasi dan inventarisasi faktor-faktor kemudahan dan hambatan dalam usaha pencapaian tujuan. Dengan mengetahui kemudahan-kemudahan, organisasi akan dapat memanfaat-kannya peluang tersebut sebaik-baiknya. Sebaliknya dengan mengetahui kemungkinan hambatan, maka organisasi sedini mungkin sudah mempersiapkan untuk menanggulanginya atau mengantisipasinya yang akan dirumuskan dan kemudian dirumuskan pada berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan.
Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanan dan Cara Mengatasinya
Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan PerencanaanEfektifitas penting bagi seorang manajer seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan – hambatan. Terdapat dua hambatan utama dalam pengembangan rencana yang efektif, yaitu :
Penolakan dari dalam diri perncanaan terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya. David A. Kolb dan kawan – kawan mengemukakan beberapa alasan mengapa manajer ragu – raguatau seringkali gagal dalam menetapakan tujuan organisasi
Keengganan melepaskan tujuan alternative
Ketakutan akan kegagalan
Minimnya pengetahuan tentang organisasi
Minimnya pengetahuan tentang lingkungan
Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan.
Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan – perubahan yang akan terjadi.
Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan.
Kengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada.
Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan
Mengatasi Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan
Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.
Komunikasi dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.
Konsistensi /revisi /dan pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal .konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.
Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
PERENCANAAN KONTIJENSI DALAM SUATU PERUSAHAAN
Rencana Kontijensi adalah suatu tindakan yang dirancang untuk membantuk organisasi dalam merespon secara efektif dan cepat ketika sebuah organisasi mengalami suatu peristiwa yang tak terduga yang memiliki potensi untuk mempengaruhi kondisi keuangan, citra bisnis atau potensi pasar dari suatu perusahaan.
Rencana inipun dapat kita sebut dengan “plan-B” atau rencana cadangan dengan kata lain merupakan proses keseluruhan dalam mempersiapkan kejadian yang tidak dapat dikira-kira kapan akan terjadi. Rencana kontijensi bisa dikatakan merupakan komponen penting dalam kelangsungan bisnis.
Penyajian Perencanaan Kontijensi dalam Laporan Keuangan
Transakasi kontijensi belum mempengaruhi posisi dalam neraca dan laba rugi perusahaan. Kontijensi sebenarnya tidak dapat dinyatakan dalam laporan keuangan apabila nilai transaksi kontijensi tidak materil. Dengan kata lain tidak akan mempengaruhi posisi keuangan secara keseluruhan.
Akan tetapi, transaksi kontijensi banyak ditemukan dalam transaksi perbankan sehari-hari yang apabila dikumpulkan dalam suatu periode menghasilkan nilai yang cukup atau bahkan sangat materil sehingga mempengaruhi posisi keuangan secara keseluruhan.karena nilai yang sangat materil ini, bank diwajibkan untuk melakukan pencatatan transaksi yang bersifat kontijen ini.
Azaz Konservatif dalam Kontijensi
Pengungkapan data transaksi kontijensi dalam laporan keuangan dikaitkan dengan penerapan konsep atau azas konservatif atau berhati-hati dalam prinsip akuntansi. Yang dimaksud disini adalah bahwa penyisihan suatu rugi kontijensi dapat dilakukan pada perhitungan rugi-laba bila kondisi berikut terpenuhi :
Terdapat petunjuk yang kuat bahwa telah terjadi penurunan suatu aktiva atau telah timbul kewajiban pada tanggal neraca.
Jumlah kerugian dapat ditaksir secara wajar. Sedangkan terhadap laba kontijensi tidak dicantumkan dalam laporan rugi-laba, tetapi perlu diungkapkan dalam laporan keuangan
Komponen-Komponen perencanaan Kontijensi :
Incident Response Plan, Komponen dari rencana kontijensi ini berfokus pada respon langsung yang diperlukan ketika insiden atau kejadian pertama terjadi. Atau bisa disebut juga salah satu kemungkinan perencanaan yang berfokus pada mendeteksi atau mencoba untuk menganalisis dan mengevaluasi tingkat ancaman dari hal-hal yang tidak terduga.
Disaster Recovery Plan, Komponen dari rencana kontijensi ini berfokus pada persiapan pemulihan operasi secara secepat mungkin setelah kontijensi telah terjadi.
Business Continuity plan, komponen dari rencana kontijensi ini berfokus menjaga sistem dan sumber daya perusahaan. Dan terfokus pada rencana backup (cadangan) untuk membangun alternative sampai system operasi dapat berjalan dengan stabil.
Tahap dalam mengembangkan Rencana Cadangan Pada Bisnis :
Siapkan analisis dampak bisnisnya, hal ini dapat digunakan untuk menentukan sebuah persyaratan kontijensi dan prioritas
Temukan control preventif, guna mencegah, mendeteksi, dan mengurangi dampak terhadap kontijensi dalam perusahaan
Mengembangkan strategi pemulihan, guna merancang untuk memulihkan atau merestore operasi secepat dan seefektif mungkin
Mengembangkan rencana kontijensi, memperjelas peran, tanggung jawab, tim, dan prosedur yang terkait dengan memulihkan operasi normal menyusul gangguan yang ditimbulkan oleh akibat kontijensi
Rencana pengujian dan pelatihan, guna mengidentifikasi dan mengevaluasi kemampuan tim pemulihan (recovery team) untuk melaksanakan rencana kontijensi dengan cepat dan efektif
Mengantisipasi apabila salah satu rencana dalam sebuah perusahaan tidak berjalan
Penilaian Resiko
Kebutuhan perencanaan kontinjensi muncul dari analisis mendalam tentang risiko yang dihadapi oleh sebuah perusahaan. Ini juga berguna dalam berpikir tentang proyek-proyek baru dan berkelanjutan: apa yang terjadi ketika 'Plan A' tidak berjalan seperti yang diharapkan? Kadang-kadang Rencana 'bisnis seperti biasa.' A hanya berarti Lain kali, dengan lebih rencana manajemen risiko yang canggih, Rencana adalah respon pertama Anda untuk berurusan dengan risiko yang diidentifikasi - dan ketika Rencana A tidak berjalan, maka perusahaan perlu menggunakan contingency plan.
Gunakan prinsip-prinsip ini dalam proses penilaian resiko:
Alamat semua operasi business-critical - Kemanapun perencanaan kontingensi Anda mulai, rencana yang baik mengidentifikasi fungsi bisnis kritis, dan menguraikan cara untuk meminimalkan kerugian.
Mengidentifikasi risiko - Bagian pertama dari efektif analisis risiko adalah untuk mengidentifikasi berbagai risiko yang mungkin dihadapi bisnis Anda. Apa yang memiliki potensi untuk secara signifikan mengganggu atau membahayakan proyek atau operasi bisnis? Hasil akhir dari analisis risiko biasanya daftar besar potensi ancaman. Jika Anda mencoba untuk menghasilkan rencana kontingensi untuk masing-masing, Anda mungkin akan kewalahan. Inilah sebabnya mengapa Anda harus memprioritaskan.
Risiko Memprioritaskan - Salah satu tantangan terbesar dari perencanaan kontingensi adalah memastikan Anda tidak berencana terlalu banyak. Anda membutuhkan keseimbangan antara overpreparation untuk sesuatu yang mungkin tidak pernah terjadi, dan persiapan yang memadai sehingga Anda dapat merespon dengan cepat dan efektif untuk situasi krisis bila diperlukan.
Risiko Dampak / Probabilitas Charts membantu Anda menemukan keseimbangan ini. Dengan ini, Anda menganalisis dampak dari setiap risiko, dan Anda menetapkan kemungkinan itu terjadi. Kemudian akan lebih mudah untuk menentukan risiko membutuhkan biaya dan upaya mitigasi risiko. Proses bisnis yang penting untuk kelangsungan hidup jangka panjang - seperti menjaga arus kas, staf pendukung, dan pangsa pasar - biasanya di bagian atas daftar.
Perhatikan bahwa perencanaan kontingensi bukanlah satu-satunya tindakan yang muncul sebagai hasil dari analisis risiko - Anda dapat mengelola risiko dengan menggunakan aset yang ada lebih efektif atau dengan berinvestasi pada sumber daya baru atau layanan yang membantu Anda mengelola itu (seperti asuransi). Juga, jika risiko sangat mungkin terwujud, Anda dapat memutuskan untuk melakukan apa-apa tentang hal itu, dan mengelola sekitarnya jika situasi muncul.
Planning Tantangan Contingency
Perusahaan harus menyadari kendala umum beberapa saat jika ingin memulai proses perencanaan kontingensi:
Orang sering kurang termotivasi untuk mengembangkan 'Plan B' yang kuat karena mereka memiliki terlalu banyak investasi emosional dalam 'Plan A' mereka ingin menyampaikan. Tekankan bahwa Plan B harus benar berpikir-melalui.
Biasanya ada probabilitas rendah krisis terjadi, sehingga orang sering tidak merasakan rasa urgensi untuk membuat rencana kontingensi, yang berarti bahwa itu akan terjebak di bagian bawah mereka Untuk Dikerjakan. Sayangnya, ini mungkin berarti bahwa perencanaan kontingensi berakhir sebagai tugas yang tidak pernah dilakukan.
Organisasi politik dapat mengganggu resiko memprioritaskan, karena banyak orang mungkin ingin dilihat sebagai bagian penting dari upaya pemulihan. Jika Anda memasukkan semua manajer bisnis utama dalam proses penilaian risiko dan prioritas, ini dapat membantu Anda mencapai kesepakatan.
Mengembangkan Rencana
pedoman ini digunakan ketika saatnya perusahaan menyiapkan contingency plan:
Tujuan utama Anda adalah untuk mempertahankan operasi bisnis - Perhatikan dengan seksama apa yang perlu Anda lakukan untuk memberikan tingkat minimum pelayanan dan fungsionalitas.
Tentukan periode waktu - Apa yang harus dilakukan selama jam pertama dari rencana yang sedang dilaksanakan? Hari pertama? Minggu pertama? Jika Anda memecah rencana, Anda cenderung untuk meninggalkan rincian penting.
Mengidentifikasi pemicu - Apa khusus akan menyebabkan Anda untuk melaksanakan rencana kontingensi? Tentukan tindakan Anda akan mengambil, dan kapan. Tentukan siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap dan apa jenis proses pelaporan mereka harus mengikuti.
Jauhkan rencana sederhana - Anda tidak tahu siapa yang akan membaca dan melaksanakan rencana tersebut ketika dibutuhkan, jadi gunakan bahasa yang jelas dan sederhana.
Pertimbangkan pembatasan sumber daya terkait - Apakah organisasi Anda dapat berfungsi dengan cara yang sama jika Anda harus menerapkan Rencana B, atau akan Rencana B harus mengurangi kemampuan?
Mengidentifikasi kebutuhan semua orang - Apakah orang di seluruh perusahaan mengidentifikasi apa yang mereka harus memiliki, minimal, untuk melanjutkan operasi.
Mendefinisikan 'sukses' - Apa yang akan Anda perlu lakukan untuk kembali ke 'bisnis seperti biasa'?
Termasuk rencana kontingensi dalam prosedur operasi standar - Pastikan Anda memberikan pelatihan awal pada rencana, dan membuat semua orang up-to-date pada perubahan.
Mengelola risiko perusahaan - Carilah peluang untuk mengurangi risiko, sedapat mungkin. Ini dapat membantu Anda mengurangi, atau bahkan menghilangkan, kebutuhan untuk rencana kontingensi penuh di daerah-daerah tertentu.
Mengidentifikasi inefisiensi operasional - Menyediakan standar untuk mendokumentasikan proses perencanaan Anda, dan menemukan peluang untuk perbaikan kinerja.
Mempertahankan Rencana
Setelah Perusahaan mempersiapkan rencana kontingensi, Anda perlu melakukan beberapa hal untuk tetap praktis dan relevan - tidak hanya membuat dokumen dan file itu pergi. Sebagai perubahan bisnis Anda, Anda akan perlu untuk meninjau dan memperbarui rencana sesuai.
Berikut adalah beberapa langkah kunci dalam proses contingency plan maintenance:
Komunikasikan rencana untuk setiap orang dalam organisasi.
Menginformasikan orang peran dan tanggung jawab mereka terkait dengan rencana tersebut.
Memberikan pelatihan yang diperlukan bagi orang untuk memenuhi peran dan tanggung jawab.
Melakukan latihan bencana di mana praktis.
Menilai hasil pelatihan dan latihan, dan membuat perubahan yang diperlukan.
Meninjau rencana secara teratur, terutama jika ada perubahan teknologi, operasional, dan personil yang relevan.
Mendistribusikan rencana revisi seluruh perusahaan, dan pastikan rencana lama dibuang.
Audit rencana berkala:
Menilai kembali risiko bisnis.
Menganalisis upaya untuk mengendalikan risiko dengan membandingkan kinerja aktual dengan tingkat kinerja yang dijelaskan dalam rencana kontingensi.
Merekomendasikan dan membuat perubahan, jika perlu.
KESIMPULAN
Jadi, perencanaan strategis adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan kemana perusahaan akan diarahlan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai keadaan lingkungan. Selanjutnya setelah melakukan perencanaan strategis langkah selanjutnya adalah melakukan Perencanaan operasional yang meliputi rencana yang detail untuk setiap kegiatan yang akan dilakukan selama menerapkan sebagian atau seluruh mutu layanan.
Dalam tahap perencanaan operasional ini lebih membutuhkan lebih banyak waktu dibandingkan dengan tahap perencanaan strategis. Dan yang terakhir adalah perencanaan kontijensi, sebuah proses perencanaan kontingensi juga dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan wawasan yang signifikan ke dalam risiko organisasi yang dihadapi. Hal ini memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengembangkan strategi perencanaan yang efektif yang segera akan menambah nilai bagi bisnis.
0 komentar:
Posting Komentar